O uso das tecnologias cada vez mais é parte do cotidiano das empresas, elevando a importância da demonstração de sistemas na hora de optar por qual contratar. A transformação digital nas empresas já era uma tendência inescapável, e ganhou ainda mais importância no contexto atual, marcado por novos desafios.
Especialistas em gestão empresarial indicaram como a partir dos desafios trazidos pela Covid-19 ficou ainda mais claro para os diversos segmentos que o investimento e uso das novas tecnologias é uma necessidade. E que isso serve para os empreendimentos dos mais variados ramos. Trata-se cada vez mais de um recurso indispensável para garantir a sobrevivência das empresas, que com a pandemia tiveram que se reinventar.
Otimização de processos, adoção de metas e métricas, adequação às normais e leis, excelência na gestão de recursos e pessoas. Essas são apenas algumas das vantagens que a adoção de um software pode trazer para sua empresa. E isso independentemente do tamanho do empreendimento. Porém, adotar o uso de um software, seja de contabilidade, folha de pagamento, escrituração fiscal, ou gestão empresarial, muitas vezes é um desafio. Existem várias opções no mercado, com custos e serviços distintos. Como escolher?
É aí que entra a importância da demonstração de sistemas feita pela empresa que fornece o software. Veja abaixo 5 dicas para tirar o máximo proveito da demonstração de sistemas para escolher a melhor opção para a sua empresa.
Conheça a sua necessidade
Essa é uma dica que parece óbvia, mas que faz toda a diferença na hora da demonstração de sistemas. Para fazer as perguntas corretas ao especialista da empresa que fornece o software, é fundamental saber quais são as necessidades, rotinas e recursos da empresa.
Além disso, destacar o profissional adequado para participar da demonstração é importante. Por exemplo, se trata-se de um sistema contábil solicitar que seu contador, ou responsável pela área contábil, que conhece as rotinas e tem preparo técnico para fazer uma boa avaliação dos recursos oferecidos, participe da demonstração.
Reserve tempo para a demonstração de sistemas
Muitas vezes, na hora de fazer um levantamento das opções de sistemas existentes no mercado, a principal consideração que se faz é o valor. Isso é sem dúvida um fator relevante, já que se trata de um investimento cuja substituição no caso de uma escolha inadequada não é um processo simples. Mas o custo não pode ser avaliado separadamente de outros fatores. A funcionalidade do sistema, os recursos que oferece, bem como se o uso do software é lógico e intuitivo são fatores que devem ser considerados no momento da demonstração de sistemas.
Por isso, a demonstração pode ser muito útil para saber se o sistema que você está contratando oferece alta performance. Para tirar o máximo proveito da demonstração reserve um tempo qualitativo, no qual você pode se concentrar em conhecer o sistema. Isso fará com que você realize uma escolha mais consciente.
Estabeleça critérios de avaliação
Além de conhecer bem as suas necessidades, para fazer uma boa escolha é recomendado que você estabeleça alguns critérios para avaliar o software durante a demonstração de sistemas. Analise se o sistema gera informações relevantes para a sua empresa, se oferece a possibilidade de auxiliar na integração das áreas otimizando processos e fornecendo informações importantes para tomadas de decisão de forma estratégica. Existem algumas opções de Sistemas Integrados, que dialogam entre si, e que podem ajudar muito na estruturação e gestão empresarial.
Também é importante saber se o sistema oferece segurança, com a proteção de dados e backup, e se ele é atualizado automaticamente e sem novos custos quando a legislação ou normas forem alteradas. Outro critério que é fundamental analisar é a capacidade de resolução de problemas que o provedor do sistema indica ter, o que nos leva às duas últimas dicas.
Fale com um especialista já na demonstração de sistemas
Alguns fornecedores de softwares disponibilizam a demonstração de sistemas através de canais no Youtube, com a publicações de tutoriais. Na prática a pessoa interessada é responsável por acessar e assistir ao conteúdo. Mesmo que a princípio isso possa parecer mais prático, já que dessa maneira não seria necessário agendar um horário, essa opção restringe as possibilidades de avaliação que só o diálogo com um profissional especializado pode oferecer.
Tirar dúvidas, explicar as necessidades da sua empresa, realizar um teste com o software na presença de um representante do provedor são fatores importantes para que você faça a melhor escolha.
Certifique-se da qualidade do suporte
Ter a certeza de que você terá um bom suporte na hora das dúvidas e problemas é de extrema importância. Ainda mais quando se trata da escolha de um sistema para a sua empresa, que precisa unir qualidade técnica, funcionalidade e atualizações automáticas. Muitas vezes as empresas que fornecem os softwares colocam no mercado opções de valor reduzido, mas ao custo de economizar no suporte e na funcionalidade dos recursos.
Um bom provedor age de forma exatamente oposta. Investe em atendimento de qualidade, oferecendo suporte humanizado e eficaz, que permite uma escuta personalizada. O custo-benefício de um sistema é bom não só quando o valor é mais em conta, mas quando os problemas são solucionados com agilidade e eficiência. A postura do especialista no momento da demonstração de sistemas fornece pistas valiosas sobre como será o suporte.
Conclusão
Conforme vimos, os avanços tecnológicos estão em constante transformação, e as empresas que acompanham esse movimento estão mais aptas a obter elevações em qualidade, exatidão e eficácia.
Para optar pelos melhores sistemas é preciso pesquisar um sistema com bom custo benefício, levando em consideração a sua praticidade. Isso promoverá agilidade dos colaboradores, concentrando as energias na produtividade da sua empresa.
Para sua referência, indicamos os Sistemas Integrados da Softserv Sistemas, que oferece ferramentas simples e eficazes. Para comprovar a eficiência destes recursos agende uma demonstração de sistemas com um dos nossos especialistas. Com isso você conseguirá ter acesso a um sistema funcional que ajudará a otimizar os processos de sua empresa.
Sabemos que as formas de gestão estão em constante mudança, por isso é bastante prudente buscar conteúdos de valor para contribuir com a melhor estratégia e logística para o seu negócio. Então, indicamos também o nosso consultor de estudos para lhe orientar com seu melhor modelo de negócio, de forma bem resolvida com foco no sucesso obtido pela lucratividade.
