Especialistas relatam que para crescer as empresas precisam investir em 3 pontos fundamentais: processos, pessoas e tecnologia. Usar Sistemas Integrados pode trazer ganhos por serem ferramentas que aprimoram a viabilidade dos negócios, e a tomada de decisões estratégicas. As áreas de contabilidade, RH, escrituração fiscal e gestão podem ser muito favorecidas pelo uso dos sistemas.
Os principais sistemas existentes
Os principais sistemas existentes são voltados para as áreas contábil, para a execução de folha de pagamento, escrituração fiscal, e gestão empresarial. Seu uso otimiza ações vitais como o controle de vendas, do estoque, emissão de demonstrações e relatórios contábeis, de notas fiscais, admissão e demissão de pessoal, dentre outras.
A possibilidade de efetuar as tarefas da área contábil, RH, escrituração fiscal e gestão empresarial de maneira automática e precisa é uma das grandes vantagens da sua utilização. Tais sistemas podem ser contratados separadamente, ou como Sistemas Integrados, que atuam de forma conectada, o que amplia os benefícios. Veja alguns dos principais ganhos que o uso dos Sistemas Integrados pode trazer.
1 – Cumprimento de normas e praticidade
O desafio das empresas também passa por estar em dia com a legislação e cumprir as normas do seu ramo específico. Não é pouca coisa. Portanto, a escolha de um bom sistema, precisa considerar a adequação automática às mudanças de legislação. As alterações das normas fiscais e tributárias no Brasil são muito frequentes, e o sistema contábil precisa estar em dia com essas atualizações.
Por exemplo, o Sped ECD e Sped ECF estão sempre sofrendo mudanças. Por isso a melhor opção de sistema é aquele em que as atualizações são feitas automaticamente pelo provedor, sem custos adicionais e sem falhas. Também é uma vantagem importante que os sistemas gerem o Speds de forma ágil, inclusive oferecendo a opção de emitir os referentes aos períodos anteriores.
Um outro exemplo ainda, muito comum ao cotidiano dos empreendedores é o ESocial. Como se sabe, o ESocial também está atrelado às mudanças nas leis trabalhistas, que podem sofrer alterações a depender dos governos. Portanto, aí também é preciso escolher um sistema de folha de pagamento cujas atualizações sejam automáticas, e sem custos adicionais.
2 – Sistemas evitam erros
A utilização de Sistemas Integrados otimiza o trabalho da equipe diretamente envolvida na área. São processos burocráticos, que podem ter erros. Sempre que há erros há perda de tempo, e muitas vezes de recursos. Equívocos comuns como a digitação de dados errados podem gerar impactos em cadeia, dificultando a sua correção. Assim, ampliar o uso das tecnologias mediante a adoção de um bom sistema reduz esse problema.
A consolidação e elaboração de relatórios gerenciais e administrativos, ou do histórico contábil são atividades que podem ser muito beneficiadas pelo uso, por exemplo, de um sistema contábil, tanto por reduzir o volume de trabalho, como a possibilidade de erros. E além disso ainda possibilita a integração entre as áreas da empresa, já que torna possível aos demais departamentos consultarem os dados de maneira mais ágil e simples. Isso permite uma visão sistêmica da empresa, possibilitando a tomada de decisões de forma estratégica.
3 – Portabilidade e segurança dos dados
Quando o sistema está instalado em um ambiente conhecido como “nuvem”, com todas as aplicações instaladas, há o ganho da portabilidade. Isso possibilita que se acesse o servidor de qualquer lugar. Essa facilidade tem ganhado cada vez mais relevância em meio à situação atual, na qual por conta da Covid-19 se aprofundou a tendência ao trabalho de home office que já era existente.
A proteção do backup e de um sistema de segurança contra invasões por vírus também são importantes. Por exemplo, quando se trata de um escritório de contabilidade. Antes da criação dos sistemas, documentos impressos em papeis e grandes livros de anotações eram parte da rotina dos contadores, estando sujeitos a perda, danos e extravios. Com a adoção dos sistemas o acesso aos dados é feito com o uso de permissões de acessos, senhas e logins, evitando que dados importantes, e muitas vezes sigilosos, da empresa e até de seus clientes fiquem vulneráveis.
4 – Tecnologia superior às planilhas
Antes da disseminação do uso dos sistemas, uma das principais ferramentas usadas na área contábil, fiscal ou qualquer uma relacionada à gestão da empresa eram as planilhas de Excel. Mesmo que esse seja um recurso ainda útil e usado em diversos processos, o trabalho que o uso das planilhas dá ainda se assemelha à possibilidade de desorganização de quando se usavam documentos físicos. Isso porque manejar dados e rotinas com várias planilhas, e arquivos que se confundem pode induzir ao erro.
Com o uso dos sistemas isso também passa a ser parte do passado, já que os Sistemas Integrados possibilitam reunir uma gama maior de informações em apenas um local, o que facilita não apenas a inserção dos dados, como também as consultas, downloads e acompanhamento de históricos.
5 – Sistemas Integrados trazem ganhos em custo-benefício
Muitas pessoas podem achar que não precisam adotar o uso dos sistemas por terem um empreendimento de menor porte. No entanto, um dos maiores ganhos que o uso do Sistema pode trazer é justamente o custo-benefício. Principalmente se o sistema oferecer um suporte humanizado e eficaz, para tirar suas dúvidas e orientá-lo.
Muitas vezes essa orientação dada por especialistas de suporte no uso dos softwares, que também estão familiarizados com as áreas contábeis e de gestão pode evitar grandes prejuízos e dores de cabeça para sua empresa ao evitar erro, e garantir que ela está operando em acordo com as leis e normas. Portanto, mais que um alto custo, o uso de Sistemas Integrados é um investimento estratégico.
Conclusão
Conforme vimos, os avanços tecnológicos estão em constante transformação, e as empresas que acompanham esse movimento estão mais aptas a obter elevações em qualidade, exatidão e eficácia. Para implantá-los de forma simples e rápida, é preciso pesquisar alternativas que ofereçam um bom custo benefício, levando em consideração a sua praticidade. Isso promoverá agilidade dos colaboradores, concentrando as energias na produtividade da sua empresa.
Para sua referência, na área de contabilidade indicamos o Sistema de Contabilidade Geral em nuvem da Softserv Sistemas, que gera o SPED ECD e ECF de forma ágil e eficiente, inclusive de períodos anteriores. Para uma máxima eficiência também contamos com o Sistema RHPag, que envia o ESocial em um clique, e o Sistema de Escrituração Fiscal, com servidor em nuvem. E por fim, mas não menos importante, para gerir sua empresa oferecemos o Sistema de Gestão Empresarial, que traz eficiência e lucratividade, o ERP-Commerce, totalmente acessível pela web com backup em nuvem.
Sabemos que o uso da tecnologia para implantar o Sistema Integrado está em constante transformação, por isso é bastante prudente buscar conteúdos de valor para contribuir com a melhor estratégia para o seu negócio. Então indicamos também o nosso consultor de estudos para lhe orientar.
